《いなかOLがちょっとITやってみた》 #3 DX実行前の３ステップ

こんにちは☺︎ り〜こです🍬

DXを始める３ステップを経て作成した計画に基づき、次のステップへ進もうとしています。

この《いなかOLがちょっとITやってみた》については過去記事【初読】「いなかOLがちょっとITやってみた」で伝えたいこと #1をお読みください。

ステップ１：業務の棚卸しを行う

ステップ１は自分の業務の棚卸しです。

棚卸しというと少し大袈裟ですが自分の仕事内容を整理して見える化するということです。

整理する項目は

この４つくらいで大丈夫です。難しく考えず普段の仕事を振り返ってみましょう！

というわけで私の業務棚卸し表はこのようになりました✏️

業務内容	１日の処理件数	処理時間	時間がかかる理由
原材料伝票入力	５	２分30秒 (1枚30秒)	手書き伝票で 計算が必要
完成品伝票入力	5０	16分40秒 (1枚20秒)	手書き伝票で 枚数が多い
作業報告書集計	１５	22分30秒 (1枚1分30秒)	手書きの日報で 集計項目が多い

この表で気づくことは

✏️ １日でいちばん時間がかかっているのは作業報告書集計

✏️ 時間がかかる理由は手書き伝票だから

この２点です。

ステップ２：棚卸しで気づいた点を分析し、解決策を見つける

ステップ２では、ステップ１で気づいた点についてなぜそれが問題なのかを考えてみましょう。

私の業務で時間がかかっているのは「紙の伝票だから」ということがわかったので紙の伝票について考えてみました！

紙の伝票について

前回の記事《いなかOLがちょっとITやってみた》#2 DXを始めるための３ステップの最後でも触れましたが製造業で使えそうな無料のツールのテンプレートなどがないと感じることが多かったです。

理由を考えてみると、製造業には「加工」という工程があるからだと思います。

「加工」という工程があることで、

このような他の業種にはない業務が発生します。これらの業務では数などをを把握するための伝票類が多くあります。もちろん今は紙の伝票です。

この紙の伝票では業務がスムーズに進まない原因がいくつかあります。

原因① 手書きのため文字に個性が出る

今使用している伝票では、なるべく記入する箇所を少なくするために製品名や原材料の種類など、あらかじめ決まっているものは印字して伝票を印刷しています。

それでもどうしても手書きで記入しなければいけないところがあります。伝票の記入者は複数人いるので、丁寧に書いてくれる人、そうでない人がいます。

その、そうでない人が書く文字は読みにくいんです😱

このような文字で書かれた伝票をPCに入力するときは、その文字が何なのか解読して入力するか、書いた人のところへ何を記入したのか聞きに行かなければいけません。

そうなると、伝票を記入してからPC入力までの時間がかかってしまいます。

余計な時間がかかるんです。これは解消したい。。。

「個性が出た文字＝読みにくい文字で書かれた伝票は入力までに時間がかかる」

これがひとつ目の原因です。

原因② 集計が手作業

手書きの伝票はその集計も手作業になります。

PCに入力するので全てが手作業というわけではないのですが、紙に書かれた数字を入力するというひと手間がここで生じることになります。

私が手作業で集計している項目は、作業日報の項目で製品の品番ごとの良品数や不良数、不良原因などですが、その他複数の項目を集計する必要があります。

手作業で集計する対象になる品番は多いし、不良原因は様々あるし、、、ということでなかなか集計に時間がかかっています。

これもどうにか解消したい。。。

原因③ タイムラグが生じる

最後はタイムラグが生じるということです。

ここでのタイムラグとは「製品や原材料の在庫数が実際に動いた時」と、「伝票の数をPCに入力し、在庫データを更新するまで」の時間差のことです。

タイムラグが生じると、

☹︎ 製品在庫数が分からず、生産の見通しが立てられない

☹︎ 製品の生産状況が把握できない

☹︎ 原材料の発注量が決められない

などの問題が生じます。

これはちょっと困った状況です。。これも解消したい。。。

以上、紙の伝票だと業務がスムーズに進まない原因３つをお話ししました。

これらの問題を解決するために「紙の伝票の電子化」が必要では？と思うようになり、

私のDXの最初の目標となりました！まずは一番時間がかかっている作業日報から取り掛かればよさそうですね！

次はステップ３です